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기안서 작성방법
1. 기안서의 정의
기안문서란 어떤 사항의 문제해결을 위한 처리방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 것으로 기업의 형태, 종류, 업무의 내용에 따라 다를 수 있으나 통상 상급자의 지시사항이나 자신의 업무발안 및 각종 법령이나 예규의 변경 등에 이용되고 있습니다.
2. 기안문서의 작성
1) 작성 전 준비사항
기안문서를 작성하기에 앞서 먼저 그 목적을 파악하는 것이 중요합니다. 즉, 기안문을 작성하는 목적과 작성이유, 기대효과와 결재권자의 의도 및 지시내용을 숙지하고 이에 따른 관계법령 및 참고문헌을 찾는 등으로 정보를 수집한 후 이를 이용하여 기안 목적에 맞는 초안을 작성합니다.
2) 검토와 확인
기안자는 기안문의 주요내용을 분명히 하여 문장을 구성하고 간결·명료하고 이해하기 쉽게 본안을 작성한 후 잘못된 부분이나 불필요한 부분 및 중요사항의 누락이 없는지 등을 확인·검토하여야 합니다.
3) 작성시 주의사항
기안문은 6하 원칙에 의하여 정확하게 작성하되 비교적 이해하기 쉽고, 간결하고, 명확하게 작성하여야 합니다.
3. 기안문서 작성 방법
1) 발신기관
먼저 해당 문서를 발신하는 기관(회사 등)의 명칭을 기재하되 내·외부문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 우편번호와 주소 및 전화번호와 전송번호, 담당자를 기재합니다.
2) 문서번호
• 문서번호는 통상 기관기호, 분류기호, 붙임표 및 문서등록번호로 구성하되 문서관리의 전산화와 문서검색을 용이하게 하여 문서의 관리 및 이용을 편리하게 하여 줍니다.
• 문서번호에 붙이는 기관기호는 통상 두 글자로 기관명의 약칭을 사용하며, 분류번호는 연도별 일련번호나 연도표시 일련번호 등을 사용하고 있으나 행정기관 등과 같은 곳에서는 문서를 분류 구성하여 분류번호를 사용하고 있는 경우도 있습니다.
• 문서등록번호는 문서가 작성된 후 등록·발송시 부여하는 것으로 처리부서별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 붙이는 것이나 일반 기업체에서는 문서발송번호로 기입하여 사용하는 경우도 많습니다.
3) 시행일자
시행일자란 문서가 효력을 발생하는 날짜를 말하는 것으로 일반 조직체(회사 등) 내에서는 최종 결재권자의 결재가 있어야 그 효력이 있으므로 최종 결재일을 기재합니다.
4) 보존기간
• 기안문서의 보존기간은 공문서인 경우는 공문서의 분류 및 보존에 관한 규칙에 따라 그 기간을 기재하고, 이에 정하여져 있지 않거나 일반적인 문서의 경우 각 자체규약 등에 의하여 기재하거나 기재하지 않는 경우도 있다. 보통 일반 회사 등에서는 이 보존기간의 기재는 생략합니다.
• 보존기간은 통상 영구보존과 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등으로 나누어 그 기간을 규정하고 있습니다.
5) 수신기관
수신기관에 앞서 경유할 기관이 있는 경우 경유란에 그 기관명을 기재하고, 수신란에 수신기관명을 기재하되 내부의 기안문일 경우 내부결재라 기재하면 된다. 또한 참조란에는 문서를 직접 접수·처리할 부서의 실무책임자의 직명을 기재하되 문서를 처리할 최하위 보존기간의 주무부서장(과장급)을 기재함이 타당합니다.
6) 문서처리인
문서처리인에는 취급에 관한 사항(비밀사항 등인 경우 암호나 음어사용과 전신이나 모사전송 등)과 기관장(기관장의 직명과 결재시 서명과 결재일자), 보존(문서작성기관에서의 보존기간), 보조기관(보조기관이란 결재권자를 보좌하는 직속 하급자를 말하는 것으로 결재권자의 결재를 받기 전에 보조<보좌>기관의 검토를 받아 함으로 보조기관명을 쓰고 서명<전결 혹은 대결>을 받아야 한다)과 기안(기안자의 성명과 서명) 및 협조(기안문의 내용이 다른 기관의 업무와 관련이 있을 경우 그 기관의 협조를 받아야 하므로 협조자의 직위와 서명)로 구성되어집니다.
7) 제 목
기안문의 제목은 전체의 내용을 한 눈에 파악할 수 있는 글로 간단·명료하게 기재하되 상대에게 전달하고자 하는 핵심적인 사항을 알 수 있도록 하여야 한다.즉, 영업보고나 ○○교육안내 등과 같이 조회, 질의, 의뢰, 통지, 소개, 독촉 등의 문구를 제목의 말미에 붙여 사용하되 그 내용은 1줄을 넘지 않게 하는 것이 좋습니다.
8) 내 용
내용은 전문과 주문 및 말문으로 구성하여 작성하되 상대에게 전달하고자 하는 내용을 6하원칙에 따라 간단·명료하게 작성하여야 합니다.
9) 추신과 첨부
추신은 통상 본문중에 내용을 빠뜨리거나 강조하고자 할 때 본문 하단에 본문과 구분하여 기재하고, 첨부는 동 문서와 관련하여 첨부하여야 할 참고서류나 금전, 유가증권 및 기타 물품 등이 첨부될 때에 그 첨부되는 서류 등의 명칭과 수량(부수)을 기재합니다.
10) 발신명
문서의 발신은 발신기관의 기관장 명의로 발신하나 내부문서인 경우 발신명을 기재하지 아니합니다.
11) 수신처
수신처는 수신기관이 두 곳 이상일 경우 문서의 말미에 수신처란을 만들어 기입하되 발신자 명의란부터 한줄 아래 기준선부터 표기합니다.
